Письменные формы делового общения

Ученые из менеджмента всегда отмечали, что менеджеры общаются и получают информацию в основном благодаря устным формам общения. Они отмечали, что «менеджмент является вербальным миром, жители которого получают инструкции, помощь и убеждения скорее благодаря личным контактам, чем написанным на бумаге словам. Однако и письменные формы играют немалую роль в общении менеджера. К ним можно отнести деловые письма, доклада, заметки, визитки и др..

Деловая переписка отбирает у менеджера достаточно времени. Для каждого полученного и написанного письма следует относиться с большой серьезностью, ибо от переписки могут зависеть репутация организации и самого менеджера, а также бизнес в целом.

С появлением и стремительным распространением современных технологий люди разучились писать так, как раньше. Поэтому в отдельных высших учебных заведениях, в частности во французской Сорбонне, ныне будущих специалистов учат профессионально писать письма.

Различают следующие виды писем: деловые (формальные и неформальные), личные (частные), рекомендательные, прямой почтовой рекламы. Формальные письма направляются от имени одной организации к другой и по содержанию делят на: письма-обращения, письма-просьбы, письма-требования, письма-запросы. Ответы на них оформляются в зависимости от содержания входящего письма. Неформальные письма составляют работники одного уровня с предложением о личной встрече для обсуждения некоторых вопросов, обмена информацией и т.п..Структурно письмо состоит из введения, изложения проблемы и заключительной части. Во введении формулируются причины и повод, послуживших основанием для написания письма. Затем раскрываются история вопроса, факты, доказательства, ссылки на законодательство, делаются логические выводы. Заключительная часть содержит основную мысль документа: просьба, предложение, согласие, отказ и т.п..

Для деловых писем используют бланки организации, где уже есть ее реквизиты. Внешний вид бланка — это своего рода визитная карточка организации, поэтому к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Письмо, которое пишется на бланке, должен иметь соответствующий официальный стиль. Правила написания деловых писем изложены в учебниках а деловой украинский (или другой) языка.. Есть и соответствующие этические правила деловой переписки. В деловых письмах следует еще осторожнее относиться к другому человеку, потому что через непродуманное слово, которое останется на бумаге и читаться многократно, можно испортить отношения надолго. Поэтому при письменном передачи мыслей адресату необходимо четко определиться с содержанием письма, прежде чем его отправить.

Есть три вида писем, менеджеру всегда следует писать от руки письма с выражением сочувствия, благодарности, приглашения и ответы на них. Другие деловые письма составляют в печатном виде.

В деловом мире определенную роль играют рекомендательные письма. Они могут быть свидетельством полномочий лиц, участвующих в переговорах, а также содержать в себе информацию, которую передает один человек другому по третьего лица. На основании такой информации может приниматься решение, например, о приеме на работу или предоставления кредита. Согласно правилами написания рекомендательного письма, он должен состоять из следующих разделов:

• поступления, в котором автор представляется адресату и кратко описывает условия, при которых он познакомился с лицом, которому он пишет письмо;

• характеристики, в которой приводится информация об образовании, уровень подготовки и опыт лица, рекомендуется, черты ее характера и способности, которые могут пригодиться адресату;

• просьба к адресату ознакомиться с соответствующими документами лица и назначить ей встречу;

• заключительной части, где выражается благодарность за внимание к высказанной рекомендации.

Ныне трудно представить себе делового человека, которая бы не имела визитной карточки. Такая карта не только представляет своего обладателя, но и может еще передать много дополнительной информации. Визитная карточка — это документ, который, во-первых, имеет определенный стандарт и, во-вторых, содержит достоверную и достаточную информацию о ее владельце. Известный журналист В. Цветов, который много лет работал в Японии, рассказывает, что японец, например, почти отчаивается, если у человека, к нему обращается, нет визитной карточки. Как правило, такую карточку изготовляют из белого тонкого матового картона (размер 5×9 см), на котором типографским способом четко указаны фамилия, имя и другую информацию (название организации, должность, адрес, телефоны, номер электронной почты и т.п.), которую менеджер хочет о себе сообщить. Шрифт должен быть таким, чтобы хорошо читался, информация подается сжато, но понятно; карточка должна иметь стандартный размер. Визитная карточка не только содержит те сведения, которые хотели бы о себе представить, но и способствует сохранению в другого человека того имиджа, который нам хочется создать.

Деловая визитная карточка, конечно, печатается на государственном языке той страны, которую представляет ее владелец. Для деловых отношений с иностранными партнерами, можно с другой стороны визитки продублировать текст их языке, что облегчит знакомство и установление деловых отношений. Однако лучше иметь для этого односторонние визитки, сделаны на языке своих иностранных партнеров.

На визитках в нижнем левом углу можно делать пометки, которые приняты в деловом мире, в частности

Р.Р. — С целью представления, установки знакомства (карточку вкладывают в конверт с рекомендательным письмом)

PFC — как выявление удовольствие и заинтересованности в длительных отношениях, при этом карточка направляется после знакомства;

Р.Р.С. — С целью сообщения об отъезде и отсутствие возможности попрощаться лично;

PJ?. — Для поздравления с праздником, карта при этом подается вместе с подарком, букетом цветов, какой-то рекламной продукцией;

PJ, FJf. — Для поздравления по поводу национального праздника;

PFAT.A. — Для поздравления по поводу Нового года;

PJL — для выражения благодарности;

Р.С. — По поводу выражения сочувствия;

PRV — визитку с такими буквами присылают вместе с ответом о том, что приглашение принято.

Протоколисты считают, что не ответить на приглашение — это серьезная ошибка в деловых отношениях [217, с. 180-189].

Визитная карточка подается повернутой текстом к собеседнику, благодаря чему он сразу сможет ее прочитать.

С появлением Интернета появились и присущие ему формы делового общения. Наиболее интерактивными есть чаты, наименее интерактивными — e-mail и телеконференции. Конечно, для менеджера существенной формой делового общения является e-mail — электронная почта. Правила общения здесь во многом сходны с правилами, установленными для написания деловых писем в классическом варианте. Однако есть некоторые отличия, обусловленные особенностями виртуального общения. Конечно, при написании писем электронной почты следует соблюдать определенного стиля и лаконичной формы сообщений, всегда быть вежливым, не допускать грамматических, орфографических и других ошибок. Надо помнить о том, что доступ к почтовому ящику могут иметь и другие лица, поэтому не следует в таких письмах давать конфиденциальную информацию. Не следует также передавать кому-то название своего почтового ящика и пароль. В телеконференции и с помощью e-mail общение происходит в режиме off-line, с использованием чатов — в режиме on-line.

Благодаря возможности общения в Интернете возникла даже дистанционная форма обучения. Эффективными при этом есть такие формы занятий, как лабораторные работы и практикумы, виртуальные экскурсии, деловые игры.Отдельной формой общения в Интернете являются ролевые игры, в которых много пользователей объединены в одном виртуальном пространстве и желанием выиграть, а коммуникация происходит в режиме on-line.Общение, как правило, здесь происходит в форме диалога.

Из изложенного выше видно, что менеджеру для успешного решения деловых проблем надо знать особенности той или иной формы общения и сознательно выбирать ее ‘и методы обсуждения по конкретным ситуациям, а также тщательно готовиться по содержанию и не игнорировать определенные этапы общения.

Скачать шаблоны wordpress.