ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

Как найти потерянное время

В бытность работы руководителем, я увидела, что задачи, поставленные отделу, не выполняются в полном объеме. Чтобы найти неэффективное время, я разделила лист бумаги на графы с шагом в 30 минут. Каждые полчаса сотрудники заполняли их: писали, чем они занимались в этот период. Спустя неделю потерянное время нашлось, а еще спустя пару дней я устранила отвлекающие факторы.

Тогда я придумала способ сама, но позже выяснила — он имеет официальное название — «Техника полного хронометража».

Ведите хронометраж любым удобным способом:

  1. Бумажный метод – блокнот, лист А4.
  2. Мобильный – приложения TIMESHEET, Trello, Google Календарь и пр.
  3. Диктофон — делайте голосовую запись каждый раз, когда переключаетесь на новое дело.

Проанализируйте «пожирателей» времени и избавьтесь от них. Техник нет – вы выкидываете из расписания ненужные дела или группируете часто повторяющиеся.

Техники тайм-менеджмента на все случаи жизни

Техники высвободят время для личных дел и творчества. Используйте их без фанатизма, комбинируя или чередуя, пока не найдете свои.

«Телефонные переговоры – исходящий звонок»

  1. Подумайте над вопросами: «Нужно звонить этому человеку? Нужно после разговора отправить ему электронное письмо? Если да, не проще отправить сразу, исключив живое общение?»
  2. Запишите вопросы, которые хотите задать. Подготовьте аргументы на возможные возражения.
  3. Расположите перед собой необходимые для разговора документы, лист с планом и ручку. Записывайте ответы собеседника в план. Если с чем-то не согласны – делайте пометку и задавайте вопрос в конце разговора. Будьте активны – когда инициатива исходит от вас, вы управляете разговором и можете закончить его первым.

«Группы дел»

Подходит для ежедневного планирования.

Разделите предстоящие дела на группы: личные, рабочие, бытовые, срочные, отложенные. Выделите приоритеты в каждой группе. В «Личной» посмотрите с кем должны встретиться или поговорить по телефону и оцените важность человека. Если он не приносит положительных эмоций и пользы – перенесите в отложенную группу. В «Рабочей» определите, какую информацию готовы получать в течение дня (приказы от руководства, письма с головного офиса). Не открывайте письма и не отвечайте на нецелевые звонки. Аналогично действуйте с остальными группами кроме срочной – ее оставьте пустой и вносите дела по мере возникновения. В конце дня оцените эффективность работы и наградите себя за успешное выполнение плана.

Похожая техника – «Матрица Эйзенхауэра». Дела распределяются не по направленности, а по сТАЙрочности.

Помидор»

В оригинале, предложенном Франческо Чирилло, необходимо разделить деятельность на отрезки: работа – 25 минут, отдых – 5 минут. Каждые четыре цикла перерыв на полчаса.

Во время работы концентрируйтесь на задаче, во время отдыха – смените вид деятельности. Многие восторженно отзываются о технике, однако, мне она не подошла в чистом виде. Использую комбинации «90/15», «45/30» или «60/60». Импровизируйте и вы.

«Записывание задач»

Техника вытекает из закономерности «Кошелек Миллера»: кратковременная память вмещает 7±2 элемента. Поэтому запомнить весь список дел на день невозможно, если объем оперативки не расширен генетически. Яркий пример человека с фантастической памятью — Соломон Шерешевский. Его мозг запоминал информацию в неограниченном количестве. Однако за это мужчина дорого платил – у него были многочисленные неврологические заболевания, в том числе прозопагнозия. Нужно благодарить природу за ограничение объема рабочей памяти: так мы имеем возможность быть нормальными.

Вернемся к технике. Записывайте любую мысль, освобождая пространство для новой информации. Перед сном уделите 20 минут переработке материала: нежизнеспособные идеи вычеркивайте, хорошие – ставьте в график. Через 2–3 дня почувствуете, что быстрее соображаете и отвечаете на вопросы.

«Нет»

Неумение говорить «нет» — основная причина потери времени. Вместо хобби, вы идете на поводу у родных или незнакомых людей, выполняя их поручения. Если приходится отказывать, испытываете глубочайшее чувство вины.

Техника предполагает множество способов: главное, тренироваться говорить «нет» постоянно.

  1. Скажите человеку, который желает услышать «Да», что не можете сейчас говорить. Отложите встречу с ним в «Отложенные» дела без конкретной даты. За время ожидания просители обычно решают вопросы сами.
  2. Перед началом разговора предупредите, что у вас 2 минуты. По их окончании остановите просьбу и ретируйтесь по делам. Не давайте возможности втянуть вас в дискуссию.
  3. Реже создавайте комфортные условия для нежелательных гостей: не предлагайте стул, чай, газету.

Когда вы собираетесь сказать «да», на кону стоят ваши интересы. Стоит ли их менять на чужие?

«Большие планы»

Выделите важные планы на год/два/пять лет. Пишите все, что приходит в голову. Через некоторое время вернитесь к списку и посмотрите свежим взглядом. Вычеркните наименее значимые планы. Повторите процедуру 4-6 раз, пока не останется 2-3 больших дела. Направьте ресурсы на их выполнение.

Я пошла дальше: разделила каждый план на мелкие подзадачи и прореживала в том же режиме. В результате от мелких задач осталось десяток важных. Кстати, план за 2017 год я выполнила в полном объеме.

«Проверка почтовых завалов»

Техник проверки почты великое множество. Если вы не читаете почту сразу или случился завал после отпуска, выполняйте зачистку по алгоритму:

  1. Выделите 15-20 минут на проверку почты. Поставьте таймер.
  2. Пробегите глазами письма, одновременно выделяя спам. Отправьте его в корзину.
  3. Отфильтруйте по дате: старые письма сверху, новые – снизу.
  4. Помечайте письма, на которые нужно ответить, но не отвечайте сразу. Велика вероятность, что появится письмо, которое изменит ход мыслей, относительно первого.
  5. Как только прозвенел таймер, отложите проверку почты до нового дня.

Применяйте техники и изменяйте жизнь к лучшему. В тайм-менеджменте всегда действует закон хомячка: «Кто не роет, у того нет норки». Удачи!

Скачать шаблоны wordpress.